Las organizaciones líderes aseguran la distribución adecuada de tarjetas de compras institucionales para maximizar los beneficios del programa de tarjetas. Estas organizaciones desarrollan criterios para la distribución de tarjetas consistentes con los requisitos de compras y pagos, la cultura de la empresa, las políticas y los procedimientos y los parámetros de gastos para compras elegibles con tarjeta.
Para determinar cuáles individuos necesitan una tarjeta de compras institucionales, las organizaciones revisan las transacciones de Cuentas por Pagar para identificar a los compradores frecuentes de bienes y servicios elegibles para pagos con tarjeta. Las organizaciones también pueden hacer el seguimiento con los gerentes para asegurar que a cada empleado que tiene responsabilidades de compras institucionales se le haya emitido una tarjeta o que tenga acceso a una tarjeta de compras institucionales.
Las organizaciones utilizan las capacidades de generación de informes para revisar la actividad con tarjetas, asegurar la activación de todas las tarjetas emitidas, identificar las tarjetas inactivas y cerrar o suspender cualquier cuenta de tarjeta que no haya sido usada recientemente o que el titular ya no necesite más. Mediante encuestas y grupos de enfoque, las organizaciones líderes también solicitan retroalimentación de titulares de tarjeta y de gerentes con el propósito de identificar oportunidades para mejorar sus criterios de emisión y maximizar los gastos con tarjeta y, al mismo tiempo, mantener los controles adecuados.
Beneficios
- Control y Cumplimiento – El establecimiento de criterios de emisión para titulares de tarjeta asegura que las tarjetas se encuentren en manos de los titulares adecuados y aprobados
- Ahorros en los Costos y Eficiencias en los Procesos – Los criterios de emisión adecuadamente definidos ayudan a asegurar que se pague con tarjeta la mayor cantidad de compras elegibles, lo cual reduce los costos de transacciones asociados con órdenes de compra, cheques y dinero de caja chica
- Satisfacción de los Usuarios – La emisión de tarjetas a los empleados adecuados amplía su capacidad de pago de compras